Sachbearbeiterposition

Allgemeine Informationen

Stellentitel:
Sachbearbeiterposition (m/w/d) im Projektreferat VII 10

Kennziffer:
748/2020

Bewerbungsschluss:
08.09.2020

Veröffentlichung:
18.08.2020

Einstiegszeitpunkt:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Personalverwaltende Dienststelle

Dienststelle / Fachverwaltung / Ressort:
Hessisches Ministerium des Innern und für Sport

Webseite:

Anforderungen

Bildungsabschluss:
Hochschulabschluss

Berufserfahrung:
Berufserfahrene

Bereich:
Allgemeine Verwaltung

Arbeitszeit:
Vollzeit

Art der Stelle:
Berufstätigkeit

Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe:
siehe Aufgabenbeschreibung

Einsatzort:
Wiesbaden

Aufgabenbeschreibung:
Die Abteilung VII „Cyber- und IT-Sicherheit, Verwaltungsdigitalisierung“ ist für die Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung nach innen und nach außen sowie für die Cyber- und IT-Sicherheit verantwortlich.

Das Projektreferat VII 10 DMS ist fachlich für die Steuerung und Weiterentwicklung des Programms DMS für die hessische Landesverwaltung zuständig. Derzeit ist eine wesentliche Aufgabe in diesem Tätigkeitsbereich die Planung und Umsetzung der Modernisierung des eingesetzten DMS-Systems. Darüber hinaus werden auch Themen in der Umsetzung der flächendeckenden E-Akte durch dieses Referat verantwortet.

Wir suchen eine Kollegin bzw. einen Kollegen für das Projektbüro, das die Gesamtprogrammleitung unterstützt, insbesondere hinsichtlich Kommunikation, Terminplanung und Statusverfolgung.

Welche Aufgaben erwarten Sie?

• Unterstützung und Entlastung der Gesamtprojektleitung durch die Abwicklung administrativer Tätigkeiten (z. B. Kontaktliste bzw. Erreichbarkeit der Projektbeteiligten, Einladungen zu Projektsitzungen, Reservierung von Besprechungsräumen, Organisation von Reisen, Urlaubsübersichten)
• Unterstützung und Koordination bei der Bereitstellung von Werkzeugen/Tools für die Projektbeteiligten
• Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung des Projektstrukturplan und des Projektorganigramms
• Vorbereitung und Protokollierung von Projektsitzungen, Abstimmung der Protokolle und Verteilung
• Vorgabe und ggf. Fortschreibung von Dokumentvorlagen, Projektpräsentationen etc.
• Unterstützung des Dokumentations- und Informationsmanagements (z. B. Ablage und Verwaltung von Planungs- und QS-Dokumenten, Konzepten)
• Verteilung von Projektinformationen und -dokumenten an die Projektbeteiligten
• Überwachung von Terminfristen und aufgabenbezogenen Abhängigkeiten sowie Termin- und Wiedervorlage-Verwaltung 
• Anlaufstelle für Informationen an bzw. für Dritte (z. B. Flyer, Prospekte, Veröffentlichungen)

Es steht eine Stelle bis zur Besoldungsgruppe A 11 HBesG bzw. bis zur Entgeltgruppe E 11 TV-H zur Verfügung

Anforderungen:

Was bringen Sie idealerweise mit?

 
In Betracht kommen Bewerberinnen und Bewerber mit einem erfolgreich abgeschlossenem Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom) der Betriebswirtschaftslehre, einem erfolgreich abgeschlossenem Hochschulstudium zur Diplomverwaltungswirtin / zum Diplomverwaltungswirt (Erlangen der Laufbahnbefähigung für den gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst) bzw. einem vergleichbaren abgeschlossenem Bachelorstudiengang oder Tarifbeschäftigte mit einer Ausbildung zur Verwaltungsfachwirtin bzw. zum Verwaltungsfachwirt.

 
Eine mehrjährige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst sowie sehr gute und fundierte Verwaltungskenntnisse werden ebenso vorausgesetzt wie Projekterfahrung im öffentlichen Bereich. Kenntnisse im Bereich Dokumentenmanagement sollten vorhanden sein. Bei Bedarf werden geeignete Schulungs- oder Fortbildungsmaßnahmen angeboten.

 

Erwartet werden:

• Organisationstalent, gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse über die hessische Landesverwaltung
• Projekterfahrung, Teamfähigkeit
• sehr gute Auffassungsgabe und die Fähigkeit komplexe Zusammenhänge zu erkennen und zu durchdringen
• hohe Motivation und Eigeninitiative
• Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• sehr hohe Belastbarkeit

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse der Projektmanagement-Methode PRINCE 2

Allgemeine Hinweise:

Bewerbung an

Ansprechperson:

Haben Sie noch Fragen?

Für nähere Informationen stehen Ihnen Frau Oberstudiendirektorin Stegmann, kommissarische Leiterin des Referates VII 10 (Tel. 0611/353-1915), sowie Frau Ministerialrätin Dr. Rohde, Leiterin des Personalreferates (Tel. 0611/353-1582), gerne zur Verfügung.

Postanschrift:

Neugierig geworden?

Ihre Bewerbung (mit aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen) richten Sie bitte innerhalb von 3 Wochen nach Veröffentlichung der Anzeige unter der Angabe der

Kennziffer 748/2020
postalisch an
Hessisches Ministerium des Innern und für Sport
Personalreferat Z 6
Friedrich-Ebert-Allee 12
65185 Wiesbaden
oder elektronisch (Format PDF vorzugsweise als ein Dokument) per E-Mail

E-Mail:
bewerbung@hmdis.hessen.de

Angaben zum Verfahren:

Was bieten wir Ihnen?

• einen sicheren Arbeitsplatz auch in Krisenzeiten
• eine unbefristete Stelle
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vereinbarkeit von Familie oder Pflege & Beruf
• flexible Arbeitszeiten (6:00 bis 20:00 Uhr)
• variable Teilzeitmodelle
• Landesticket (für die Beschäftigten des Landes Hessen besteht die Möglichkeit zur kostenfreien Nutzung des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) in Hessen).

Eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, wird angestrebt. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden ausdrücklich begrüßt. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Verwendung dienlich sind. Teilzeitbeschäftigung ist vom Grundsatz her möglich, jedoch muss sichergestellt werden, dass die Stelle in vollem Umfang besetzt wird.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von § 23 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 Satz 2 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes (HDSIG) zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

 
Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein, da diese nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet werden.

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