Fremdsprachensekretär in / Administrative Assistant

Fremdsprachensekretär*in / Administrative Assistant (m/w/d)

Fremdsprachensekretär*in / Administrative Assistant (m/w/d)

Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen, Tübingen

Das Friedrich-Miescher-Laboratorium (FML) der Max-Planck-Gesellschaft besteht aus vier wissen­schaft­lichen Nachwuchs­gruppen, die sich mit verschie­denen Bereichen der Biologie befassen. Am FML sind insgesamt etwa 50 interna­tionale Wissen­schaftler*innen und Support-Personal beschäftigt. Das benachbarte Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen (MPI) beherbergt derzeit fünf wissen­schaft­liche Abteilungen und mehrere Forschungs­gruppen. Die insgesamt etwa 330 Mitar­beiter*innen der beiden Institute stammen aus über 40 Ländern. Das Researcher Support Team (RST) unterstützt die Wissen­schaft­ler*innen im MPI und FML. Der Aufgaben­bereich beinhaltet die Beratung inter­natio­naler Wissen­schaft­ler*innen, die Koordi­nation beider PhD-Programme, die Unter­stützung von Postdocs und die Bereit­stellung von Angeboten für die persönliche und berufliche Weiter­entwick­lung der Wissen­schaftler*innen. Zur Unterstützung des FML und RST suchen wir ab sofort eine*n Fremdsprachensekretär*in / Administrative Assistant (m/w/d) (100%) Ihre Aufgaben: Als Fremdsprachensekretär*in& / Administrative Assistant& (m/w/d) des FML und des RST bilden Sie die wesentliche Schnittstelle zwischen dem FML, dem RST und der Verwaltung des benachbarten Max-Planck-Instituts für Biologie. Sie werden mit dem International Office zusammen­arbeiten und neue Mitarbeiter*innen aus dem Ausland dabei unterstützen, sich in Deutschland zurecht­zufinden. Gleich­zeitig sind Sie für alle adminis­trativen Aufgaben zuständig, die das FML und das RST betreffen, zum Beispiel: Unterstützung der FML-Gruppen­leiter*innen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen Planung und Buchung von Dienst­reisen ins In- und Ausland Organisation von Veranstal­tungen, Seminaren und Weiter­bildungs­angeboten Bestellung von Materialien Bearbeitung von Rechnungen Verwaltung von digitalen Kalendern Administrative Unter­stützung der Koordi­nation des Gradu­ierten­programms Sie sollten die FML-Gruppenleiter*innen auch dabei unter­stützen, die Arbeits­planung des Support-Personals zu koordi­nieren und als Schnitt­stelle zwischen diesen Mitarbei­tenden und den verant­wort­lichen Gruppen­leiter*innen fungieren. Qualifikation und Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremd­sprachen­sekretär*in / -korrespon­dent*in& (m/w/d) oder eine vergleich­bare Qualifikation Sehr gute Englisch- und Deutsch­kennt­nisse in Wort und Schrift Ausgezeichnete orga­nisator­ische und kommuni­kative Fähigkeiten Ausgeprägte soziale Kompetenz und Freude im Umgang mit Menschen Beherrschung digitaler Systeme (MS Office etc.) Freude an einer Tätigkeit in einem dynamischen und interna­tionalen Umfeld Wünschenswert ist es, wenn Sie bereits über Erfahrungen im Assistenz­bereich, in der Büro­organisa­tion und im Übersetzen zwischen englischer und deutscher Sprache verfügen und entsprechende Referenzen vorweisen können. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet; danach besteht die Möglich­keit einer unbefris­teten Beschäftigung. Die Vergütung und Sozial­leistungen basieren auf der Grundlage der TVöD-Richtlinien (TVöD Bund). Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwer­behin­derte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwer­behin­derter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtig­keit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bitte lassen Sie uns Ihre aussage­kräftige Bewerbung (mit Lebenslauf, Motiva­tions­schreiben und Arbeits­zeug­nissen) bis zum 29.04.2023 über unser Online-Bewerbungs­portal unter

zukommen. Bei Fragen zur Stellen­beschrei­bung und zum Online-Bewerbungs­portal wenden Sie sich bitte an Maria Prieto (maria.prieto& tuebingen.mpg.de). Weitere Informationen über unsere Institute finden Sie auf unseren Webseiten

und
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