Assistenz (m/w/d) der Leitung Bau- und Facility Management

Alfred-Wegener - via Umantis - Bremerhaven - 30-06-2022 zur Vakanz  

Die Stelle ist der Abteilung Bau- und Faciltiy Management zugeordnet. Hier werden alle Bauvorhaben des AWI betreut und abgewickelt. Dabei geht es über Kleinstmaßnahmen bis hin zu Größeren Neu- und/oder Sanierungsmaßnahmen der AWI Standorte. Sie unterstützen die Projektleiter in der Betreuung und Abwicklung der Projekte. Sie sind zudem der Anlaufpunkt und die Schnittstelle zur übrigen Verwaltung (Finanzen-, Personal- und Allgemeinen-Sachbearbeitung). Sie erwartet ein interessantes und Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit vielfältigen Tätigkeiten.

Aufgaben

  • Postein- und -ausgang
  • Bedarf für Büromaterial für den eigenen Betrieb beschaffen und verwalten
  • Planung der Dienstreisen von Vorgesetzten unter Auswahl der geeigneten Verkehrswege, -mittel und Übernachtungsmöglichkeiten unter den Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit
  • Aktenführung und – ablage Bunterhaltungsmaßnahmen Führung der elektronischen (Confluence) und der Papierakten des Bereiches, nach sachlichen und fachlichen Gesichtspunkten unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Aufstellen und Anpassung der Ablagesystematik
  • Telefonvermittlung / Entgegennehmen von Anfragen und Arbeitsaufträgen
  • Weiterleiten und Verteilen von Aufgaben und Anfragen in die Sektion/ Abteilung
  • Geschäftskorrespondenz führen
  • Terminkoordination der Abteilungsleitung - Interne und externe Termine planen, koordinieren und überwachen; bei Terminabweichungen erforderliche Maßnahmen einleiten / Führen des Terminkalenders in enger Abstimmung mit Vorgesetzten
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Mitgestaltung bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Tagungen und größeren Sitzungen
  • Auswahl der notwendigen Formblätter gemäß VOB / RBBau / Handbuch Einkauf
  • Ausfüllen der Formblätter in Abstimmung mit dem/der Projektleiter/in Eintragung und Prüfung (bei Freigabe) der Bürgschaften
  • Rechnungserfassung in SAP, Bestellungen mit den Rechnungen (WE) vergleichen, Differenzen klären und ggfls. zusätzliche Mittel einwerben
  • Mitwirkung bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten
  • Abstimmen und Vorbereiten der Vergaben verfolgen und nachhalten der Bearbeitung

Voraussetzungen

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - ideal: Baukaufmann/Baukauffrau (m/w/d)
  • Grundkenntnisse Kostenkontrolle
  • Kenntnisse SAP

Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse

  • Kenntnisse in der Anwendung der Formulare VOB / VHB
  • Kenntnisse der Verfahrensabläufe VOB
  • Verständnis für Zahlungsabläufe

Weitere Informationen

Weitere Informationen erhalten Sie bei
Marion Krüger
(marion.krueger@awi.de; +49(471)4831-1594).
Die Stelle ist unbefristet und wird in Teilzeit (19,5h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe

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möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist
Bremerhaven
.

Wir bieten

  • exzellente Forschung
  • Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
  • Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle, auf andere Stellen hin und aus dem AWI heraus
  • eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie – auditiert, und noch mehr als das
  • herausragende Forschungsinfrastruktur – Schiffe, Stationen, Flugzeuge, Labore und mehr
  • ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
  • Grundlagenforschung mit gesellschaftlicher und politischer Relevanz
  • flache Hierarchien – Freiheit und Verantwortung
  • spannende Themen – auch in Technik, Verwaltung und Infrastruktur

Chancengleichheit

ist ein fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Das AWI strebt die Erhöhung des Frauenanteils an und ermutigt daher qualifizierte Interessentinnen ausdrücklich zur Bewerbung.

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen.

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