Operations Coordinator (m/w/d)

Über Care Forward

Care Forward ist eine Bildungseinrichtung, die das deutsche Gesundheitssystem stärkt und Chancen für Mitarbeiter im Gesundheitswesen schaffen will. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, inländische und ausländische Arbeitskräfte im Gesundheitswesen zu qualifizieren, weiterzubilden, auf den Arbeitsmarkt vorzubereiten und in den deutschen Arbeitsmarkt zu integrieren. Wir glauben an eine Zukunft im Gesundheitswesen, in der Menschen sich selbst verwirklichen und ihre Potenziale entfalten können. Durch den Einsatz modernster Technologien und der Zusammenarbeit mit diversen öffentlichen Einrichtungen schafft es Care Forward individuelle und skalierbare Angebote anzubieten, die sowohl neue Talente für Gesundheitsberufe anziehen als auch Fachkräfte im Gesundheitswesen befähigen, ihre Karriere erfolgreich voranzutreiben.

Wir sind ein leidenschaftliches Team, das weiß was es tut. Wir arbeiten sehr kollegial, scheuen uns aber auch nicht davor, Projekte selbst in die Hand zu nehmen und Verantwortung für die Ergebnisse zu übernehmen. Wir sind ein sehr internationales und vielfältiges Team, das abweichende Meinungen zu schätzen weiß und Wert darauf legt, direktes und konstruktives Feedback zu geben. Wir arbeiten gerne schnell und testen Ideen. Wir wissen, dass es Hindernisse geben wird, aber wir sind zuversichtlich, dass wir sie überwinden können. Komm zu uns, wenn du an der Schnittstelle von Bildung und Medizin etwas Sinnvolles machen willst.

Du bist eine hochorganisierte und detailorientierte Person? Dann werde als
Operation Coordinator (m/w/d)
Teil unseres Teams. Als integraler Bestandteil unseres Teams wirst Du für verschiedene Bereiche des Büro- und Buchungsmanagements verantwortlich sein, einschließlich der Buchung von Prüfungen, Organisation von Kursen, der Bestellung von Materialien und der Überwachung von Verpackungsprozessen für Care Forward.

Deine Rolle

Deine Rolle ist entscheidend, um die Nachhaltigkeit der Organisation sicherzustellen und den reibungslosen Ablauf unserer Prozesse zu gewährleisten, was sich maßgeblich auf den Erfolg, das Wachstum und die Skalierung des CF-Geschäfts auswirkt.

Deine Aufgaben bestehen darin, Studentenprogramme zu organisieren und zu koordinieren, die sich positiv auf die Integration ausländischer Arbeitskräfte bei deren Einsatz in Deutschland auswirken. Du bist Schöpfer innovativer, skalierbarer und dennoch individualisierter Angebote für ausländische Fachkräfte (zunächst Pflegekräfte, aber möglicherweise auch andere Bereiche), unterstützt von technologiegetriebenen Prozessen, um sie erfolgreich in ihrem neuen Job zu etablieren.

Du bist die administrative Verbindung zwischen Partnerschulen, Teilnehmenden und Arbeitgebern. Aufmerksamkeit für Details und organisatorische Fähigkeiten sind in dieser Rolle unerlässlich.

Deine Hauptaufgaben sind:

Büromanagement:

Effiziente Abwicklung des Beschaffungsprozesses durch Bestellung erforderlicher Materialien für das Büro.
Überwachung und Optimierung von Verpackungsverfahren, um einen reibungslosen Ablauf der Operationen sicherzustellen.

Kurspartner-und Prüfungskoordination:

Koordination von Anmeldeprozessen für Kurspartner.
Zusammenarbeit mit Partnern, um die Kursplanung zu optimieren und ein kohärentes und effektives Lernerlebnis sicherzustellen.
Gewährleistung eines reibungslosen Prüfungsablaufs und Einhaltung relevanter Standards.
Verwaltung und Koordination der Terminplanung und Buchung von B2- und medizinischen Sprachprüfungen.

Logistikkoordination von CANs:

Übernahme der Koordination und Verfolgung von Logistikprozessen Gewährleistung einer rechteitung und genauen (im Sinne einer kosteneffizienten) Buchung von Zügen und Unterkünften

Kommunikation mit Kunden und Kandidaten:

Aufrechterhaltung effektiver Kommunikationskanäle sowohl mit Kunden als auch Kandidaten.
Bearbeitung von Anfragen, Bereitstellung von Updates und Sicherstellung einer positiven und professionellen Interaktion.

Prozesspflege & -entwicklung:

Beitrag zur kontinuierlichen Pflege und Verbesserung operativer Prozesse.
Identifikation von Bereichen zur Verbesserung und Implementierung von Verbesserungen zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

CRM-Datenverwaltung & Berichterstattung:

Administration und Verwaltung von Daten im Customer Relationship Management (CRM)-System.
Generierung von Berichten zur Bereitstellung wertvoller Erkenntnisse zur Unterstützung informierter Entscheidungsfindung und strategischer Planung.

Dein Profil:

Nachgewiesene Erfahrung in der effizienten Leitung von Bürooperationen, einschließlich Aufgaben wie der Bestellung von Materialien, der Überwachung von Verpackungsvorgängen und der Aufrechterhaltung eines gut organisierten Arbeitsbereichs.

Nachgewiesene Fähigkeit, Aufgaben zu koordinieren und Projekte effektiv zu leiten, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden und Ziele zeitnah erreicht werden.

Fundierte Erfahrung im Kundenservice mit der Fähigkeit, positive Beziehungen aufzubauen, Anfragen zu bearbeiten und außergewöhnlichen Service für Kunden und Kandidaten zu bieten.

Erfahrung in der Planung und Koordination von Veranstaltungen oder Kursen, die die Fähigkeit zur Organisation von Logistik, Verwaltung von Anmeldungen und Gewährleistung reibungsloser Durchführung von Aktivitäten zeigt.

Versiert im Umgang mit Customer Relationship Management (CRM)-Software und Fähigkeit zur Verwaltung von Daten, Generierung von Berichten und Nutzung von CRM-Tools zur Steigerung der Effizienz.

Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich in Englisch und Deutsch, zur Erleichterung einer effektiven Interaktion mit internen Teams, Kunden und Kandidaten. Nachgewiesene Fähigkeit, Probleme effizient zu lösen und zur Lösung von Herausforderungen in einem dynamischen Arbeitsumfeld beizutragen.

Was wir Dir bieten:

Du wirst in einem internationalen, schnell wachsenden, aufregenden sozialen Unternehmen mit erfahrenen, hochmotivierten und freundlichen Kollegen arbeiten.

Du kannst gleichzeitig an der Schnittstelle von Bildung, Gesundheit und Digitalisierung arbeiten.
Sofortiger Start
Angemessene Vergütung und verschiedene Vorteile wie regelmäßige Teamveranstaltungen, Mittagstreffen, Mitarbeiterermäßigungen z. B. für Urban Sports Club und Co.

Ein schönes Büro in Berlin, Kreuzberg, und gesunde Snacks.
Care Forward unterstützt Diversität auf der ganzen Welt und sucht Mitarbeiter, die ebenso vielfältig sind. Dabei steht CF als Arbeitgeber für Chancengleichheit ein und erkennt die Stärke diverser Belegschaft an und fördert Bewerbungen von Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen.

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