(Projekt-)Assistenz

Assistenz, Projektmanagement, Construction Management
Immobilien
Professional bis Senior
Vollzeit (40 Std. / Woche)
Ab sofort
Unbefristet
Du bist ein wahres Organisationstalent und möchtest dieses in einer angenehmen Atmosphäre einbringen? In dieser Position bist du nicht nur für das Office Management zuständig, sondern unterstützt das technische Projektteam bei der Organisation und Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen. So sorgst du für einen reibungslosen Tagesablauf innerhalb des gesamten Teams. Profitiere von einem modernen Arbeitsplatz und vielseitigen Aufgaben in einem schnell wachsenden Unternehmen.

Alle Details zur Position findest du hier:
Kolleg/innen

Das ist dein Team:
3 direkte Kolleg/innen
Projektabhängig
10 - 15 Kolleg/innen
Sehr divers / von Jung bis Alt
Divers
Deutsch
Englisch
Flache Hierarchien
Ablauf

Das ist dein Alltag:
Flexibel
Vollzeit (40 Std./Woche)
Montag - Freitag
Flexibel
Business Casual
Nach Absprache
Aufgaben

Das sind deine Verantwortungen:
Aufgaben
Optimale Entlastung des Teams
sowie
Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsablaufs
Im Construction Management Team

Unterstützung des Projektmanagement-Teams:
Organisation der Ablage von Projektunterlagen
Unterstützung bei Vertragsausfertigungen
z. B.
Anfertigung der Vertragsunterlagen
Zusammenstellung der Anlagen
und
Ablage und Digitalisierung der Dokumente
Vorbereitung, Erstellung und Pflege
von
Präsentationen und Dokumentationen für interne und externe Zwecke
sowie
Stilsichere Erledigung der Korrespondenz in deutscher Sprache

Office Management:
In Zusammenarbeit mit 2 Kolleg/innen
Bindeglied und kommunikative Schnittstelle nach Innen und Außen
Allgemeine Empfangstätigkeiten und Büroorganisation
Erstellung von Spesenabrechnungen
sowie

Zielgerichtete Koordination und priorisierte Planung von:
Meetings
Telefonkonferenzen
und
Geschäftsreisen
MS Office
Alasco
Verantwortung
Mitarbeitenden anderer Teams
Assistent/innen
Einem / wenigen Vorgesetzten
Gästen
Kunden
Bauunternehmen
Vergütung

Das erhältst du für deine Arbeit:
Erfahrungs- und qualifikationsabhängig
Realistische Einschätzung im Erstgespräch
Auszahlung in
12 Monatsgehältern
Jahresbonus bis zu 10% des Jahresgehalts
27 Tage / Jahr
Werden abgefeiert / durch Freizeit ausgeglichen
Diverse weitere Mitarbeiterangebote
z.B.
Außergewöhnliche Teamevents
(innerhalb und außerhalb Deutschlands)
Mobiles Arbeiten
Job-Ticket / öffentliches Nahverkehrsticket
Job-Fahrrad
Erhöhung der Urlaubstage mit Betriebszugehörigkeit
Unternehmen

Das ist dein Arbeitgeber:
Hines Immobilien GmbH
Kapitalgesellschaft
150 - 200
Immobilien
Gegründet im Jahr 1957 in den USA
Vertreten in 225 Städten in 28 Ländern
144,1 Mrd. Dollar verwaltete Assets
(davon 75.5 Mrd. Dollar als Investment Manager & 68.6 Mrd. Dollar als Dienstleister))
Davon rund 10 Mrd. Euro in Deutschland
Fokus auf hochwertige Immobilien
z. B.
Uptown München
Hofstatt
OSKAR
aer
oder
Maintower
Standort

Das ist dein Umfeld:
oder
Home Office
Nach Absprache möglich
Umzugshilfe möglich
Sehr gute ÖPNV-Anbindung
z.B.
S-Bahn-Station
U-Bahn-Station
(Haupt-) Bahnhof

Erreichbarkeit:
Innenstadt
In
Stadtzentrum
Zahlreiche Geschäfte des täglichen Bedarfs
z. B.
Apotheke
Bäckerei
Diverse Restaurants
Drogerie
Imbisse / Schnellrestaurants
Kiosk
Park / Wald / Grünflächen
Post
Restaurants aller Kategorien
Shopping-Möglichkeiten
Supermarkt
Umfangreiches Mittagsangebot
Moderne Einrichtung
Hoher Komfort
Großraumbüro
Helle Räumlichkeiten
Klimaanlagen
Kurze Wege zu Kolleg/innen
Modernes Bürogebäude
Smartphone
Laptop
Weitere(r) Bildschirm(e)
Individuelle Materialien auf Anfrage möglich
Docking Station
Festnetz-Telefon
Flache Hierarchien
Duz-Kultur
Sportaktivitäten
Direkte / umfangreiche Kommunikation
Diverse Teamevents / Betriebsausflüge
Führung auf Augenhöhe
Kollegialer Zusammenhalt
Positives Arbeitsklima
Weihnachtsfeier
Qualifikation

Das solltest du mitbringen:
Erfahrung
Mindestens
2 Jahre Erfahrung
Im Bereich der (Projekt-) assistenz

Von Vorteil:
In der Baubranche
oder
Im Architekturumfeld
z. B.
als
Fremdsprachensekretär
Projektassistent
Teamassistenz
Sekretär
Vorstandsassistenz
Rezeptionist
Hotelfachmann
(w/m/d)
Nicht entscheidend
Fähigkeiten

Vorausgesetzt:
Erfahrung in der Terminkoordination
Organisationstalent im Büroumfeld
Gute EDV-Kenntnisse aller gängigen MS Office Produkte
Erfahrung in der Kommunikation auf allen Unternehmensebenen

Von Vorteil:
Grundverständnis im Immobiliengeschäft
Erfahrungen in der Abrechnung
z. B.
Von Spesen
Teamfähigkeit
Flexibilität
Sicheres Auftreten
Offenheit
Verhandlungssicherheit
Strukturiert
Analytisch
Belastbar
Organisiert
Eigenmotiviert
Hands-On
Qualitätsorientiert
Selbständig
Ausbildung
Mindestens
Berufsausbildung
oder
Studium
Kaufmännisch
Betriebswirtschaftlich
Recht
Verwaltung
Hotelfach
Deutsch
Konversationssicher

Von Vorteil:
Englisch
Gut
Perspektiven

Das sind deine Chancen:
Umfangreiches Weiterbildungsprogramm
Individuell gestaltbar
Interne und externe Fort- / Weiterbildungen
Jederzeit in Absprache mit Führungskraft
Teilnahme an Verkaufsverhandlungen
Leistungsabhängig
Jährliche Gehaltsüberprüfung
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Krisenfeste Position
Wachsende und beständige Branche
Zukunftsträchtiger Aufgabenbereich

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